[芥菜子33] 淺談PowerPoint在教會事工上的運用/章志彬 @ 中華歸主海沃教會

淺談PowerPoint在教會事工上的運用章志彬

PowerPoint (PPT) 可以囊括文字、圖像、聲音與影片等多種媒體，是近年來相當流行的簡報軟體。原本它主要被使用於辦公室簡報，但由於家用電腦特別是可攜式電腦的普及，使得一般民眾也有機會接觸到它；加上PPT易學易用，且可相應配搭的數碼影音工具如數碼相機、錄影機等等也不再只是專業器材，而逐漸走入了一般家庭與機構，因此PPT也理所當然地成為教會事工的一個重要輔助工具。

PPT的功能

PPT到底有哪些功能？簡述如下：

一　文字呈現：可將文字資料一次或分項逐條呈現出來。

二　圖像呈現：除了放映照片與插畫以外，也可以一次或逐步呈現表格、統計圖表等等視覺化資料。

三　錄音播放：可在特定地方插入聲音檔案，如播放訪談錄音或音樂；亦可在全部或部份播放程序當中播放配樂、音效或旁白。

四　影片播放：可插入事先製作好的影片，在放映時點選播放，或設定自動播出。

五　動畫功能：可利用預先準備好的材料如圖片或插畫等製作簡單動畫，適用於教學示範。

六　互動功能：PPT可以透過動畫效果來製作成互動式的題目，如連連看、選擇題等，並且依照使用者的反應（答題）作出不同的回應效果。

七　置入連結：PPT內可放置連結，點選開啟預先製作好的其他檔案（文字、視訊等）；若有網路連線的話，還可在播放時連到相關網頁。

八　自動或手動播放：綜合了以上全部或部份功能的PPT檔案可以用手動方式播放，簡報者按照自己的步調與現場反應決定播放的節奏；亦可設定自動播放，檔案開啟後即按照預設時間從頭播出。

PPT的使用概況

以目前一般的教會事工來看，PPT適用的場合有：

一　主日敬拜：將詩歌歌詞、講章與相關經文以及報告事項投射出來以利會眾參考閱讀。目前最常見的就是用於詩歌敬拜。

二　主日學課程：將課程大綱與輔助材料綜合後於課堂播放，使教學方式多元化；亦可將課程綱要的PPT放在教會網站，作為遠距教學輔助教材。（前述的互動功能雖可用於一對一教學尤其是幼兒課程，但因製作過程繁瑣，一般教會較少使用。）

三　特別活動：例如歷史回顧、事工介紹、紀念會、歡送會等，將相關文字、圖像與影音綜合播放，豐富活動內涵之外，也可使現場氣氛更生動活潑。

規劃使用要點

所謂的「媒體」，顧名思義就是傳達信息的媒介與載體。媒體再怎麼好也只是工具、橋樑，而不能取代信息本身。因此當我們在考慮使用一種媒體時，首先要分析的就是「該不該用」、「能不能用」與「好不好用」。

或許您已經注意到在本文第一段就提到，PPT是一種「輔助工具」。既然是輔助工具，就應該要確定「用了比不用好」。無論是在教會內外，現在有許多人都認為只要有就該用，否則就是跟不上潮流；這種觀念是錯誤的－假如用了耗時費力又徒增麻煩，那還不如不用。

在考慮使用PPT時，必須注意下列事項：

一　呈現內容：所要呈現的內容如果比較複雜，需要分層次顯現，甚或需要輔以不同類別的媒介如圖片、影音等的話，就可考慮使用PPT；反之，大量卻形態單一的內容，例如讀書會當中的文章分享，直接發放文字資料可能就比把冗長文章打在投影片上要適合且方便。

二　使用者與呈現對象：PPT可用於單向的，一對多的演示，亦可用於使用者自行操作的互動教學，或者自行觀看的自動播放。假如只是簡單的演示，只要簡報者懂基本操作即可；但若是要使用者自行播放或者進行互動教學的話，就要考慮使用者的年齡與技術背景。

三　場地器材：公開播映方面，需考慮投影機的投射亮度與距離是否符合需要。有些小型投影機適用於小教室或會議室近距離播放，若拿到大廳堂亮度與畫面尺寸就可能不足；若為簡報者自行操作的話，也要考慮電腦配置的位置是否便於簡報者操控。以本教會大堂為例，電腦安裝在大堂後側錄音室，安裝遙控器時就得配置加長天線，否則前台講員無法操控。此外，若需播放音像材料，更要考慮周邊的音響器材能否支援。

若是交由使用者自行播放或互動學習，則需先瞭解使用者是否有相容版本的軟件，以及電腦器材硬體規格是否足夠。目前最普遍的Office版本 (PowerPoint是微軟Office套裝軟件當中的一樣) 是Office 2003，但使用Office 2000的仍不乏其人；而現有最新版為Office 2007，2010年更可望有新版本問世。用舊版製作的檔案新版通常可以播放，但若使用者的版本較舊，播放時就可能出現問題，甚至根本無法開啟檔案。

四　製作成本：除去購置軟硬體所需的金錢以外，這裡要提醒的是製作的時間成本。相對於傳統媒體（如書面資料、黑板白板、透明投影片等）或者單一媒體播放（如直接放CD 或DVD、錄影帶），PPT需要花費的前置規畫與製作時間通常較多。假如某個簡報是為了具有特殊意義的活動，一次播給很多人看（好比說教會週年感恩聚會），或是可反覆使用（如主日學課程），且內容多樣，不用多媒體難以表現的話，花費時間心力製作PPT自然有其價值；反之，假如內容單純，使用人數少，未來再次使用機會有限的話，不妨考慮使用其他媒體。例如說十幾個人在副堂聚會唱三首詩歌，與其花時間製作PPT，倒不如直接發詩歌本或樂譜，或者拿教會現有的傳統透明投影片來得有效率。

設計與使用原則

對於知道基本操作的人來說，製作一份可用的PPT簡報或許並不難；但若想要在傳播效果上有所提升的話，不妨注意以下原則：

一　背景要單純：無論要呈現的是文字、圖片還是影音，背景畫面或色彩都應該以「綠葉襯紅花」為考量，避免喧賓奪主。使用圖片的話，若與主題信息相關，則可收畫龍點睛之效，但是切記不要太搶眼；若使用顏色的話，則可考慮對比較強烈的色彩，以凸顯內容，讓觀眾看得更清楚。但仍以素樸為佳。

二　方向要正確：人類的視覺動線是從左到右、由上而下。因此在安排文字的走向與動畫的進出時，若能盡可能按照視覺動線的話，觀賞的人就會覺得跟潛意識中預期的走向相符合，從而感到自然順暢；反之則可能感覺彆扭。

同樣的道理，假如是現場有講員主講，PPT只是輔助的話，講員應盡可能站在銀幕的左方，如此觀眾才會自然而然地將目光焦點集中在講員身上，只在講員指引（例如使用雷射筆）銀幕時才會注意看PPT。當然有時候受限於場地設計可能無法達到，就只有靠講員自己在簡報技巧上多作加強，以適當地吸引觀眾注意力了。

三　效果要一致：PPT可作許多種不同的字型設定，也可安排各種播出效果；然而選項多並不代表製作者一定得照單全收。如同前述，信息的傳達仍以信息本身最重要，適當的字型變換與播出特效可以增加新鮮感並吸引觀者注意力，但若過份花俏就會使觀眾眼花撩亂，減弱了對於信息本身的注意力。

以專業設計（註一）的角度而言，一份PPT簡報中最好不要使用超過兩種字體（例如大標題用黑體，內文用明體）過多了版面很容易顯得雜亂；播出效果（如文字飛入飛出或淡入淡出以及相關音效等）也應該從頭到尾一以貫之（這些都是筆者在就讀聖荷西州大教學科技研究所，學習媒體輔助教學製作時，系主任耳提面命的要求）。不過本段所述原則主要是用於在比較正式場合如主日敬拜或成人主日學對大人使用時，若是以娛樂為目的（如婚禮、歡送會），或是給小朋友看的東西，考量可能就不同了。

附帶一提的是：由於設計製作所用的電腦未必就是播放的電腦，因此特殊的字型與特效愈多，愈可能在播放時出問題（註二）。不同的字型就算點數相同，所佔的空間也未必一樣，因此字型變動很可能會影響到整體版面設定；新版軟體特效比舊版多，如果播放的電腦使用PPT的版本較舊，就可能會影響播出效果。而這些問題通常不容易在播出當場解決。

四　文字要簡明：PPT既然是「簡報」，顧名思義就是用來呈現內容綱要的。設計演示者要有一個觀念，就是畫面文字無法完全取代演示者的介紹內容。因此在設計製作時，要盡可能避免把大篇文字甚或講稿原封不動地放上去。因為若密密麻麻地放上成篇累牘的話，觀眾會沒有興趣看，而且也看不清楚。即便是自動播放，也應該以旁白方式介紹完整內容，畫面只逐條顯示綱要。

若非得呈現全文（如比較長的聖經經文）的話，也應該分段分頁顯示，而不是將所有內文擠在一個畫面上。

結語

PPT的使用日趨廣泛，教會弟兄姊妹有興趣者可抽空予以了解，同工更不妨利用機會學習基本使用與製作；然而媒體工具畢竟不應取代信息本身（尤其是福音工作），使用前務必仔細計劃考量，俾能以最佳的投資報酬率與設計規劃，達到最好的信息傳達效果。